Образец проведения инвентаризации нужен, когда команде не хватает готового сценария: что издать приказом, кого включить в комиссию, как заполнять описи и в каком порядке обходить помещения. Ниже — рабочий шаблон процесса, который можно адаптировать под склад, офис, производство или учреждение.
Краткий образец порядка (чек-лист)
- Издать приказ о проведении инвентаризации (сроки, объекты, комиссия, МОЛ).
- Зафиксировать остатки «по учёту» на дату начала и запретить неучтённые перемещения на время сверки.
- Подготовить помещения: доступ, освещение, группировка однотипных объектов.
- Провести фактический пересчёт / сканирование и занести результаты в описи.
- Сформировать сличительную ведомость по расхождениям.
- Оформить акты по излишкам, недостачам, порче; получить объяснения МОЛ.
- Утвердить результаты руководителем и отразить в учёте и операционном реестре.
Образец структуры приказа
В приказе обычно указывают:
- основание (плановая, смена МОЛ, перед отчётностью, внеплановая);
- даты начала и окончания, дату, на которую снимаются остатки;
- перечень складов, кабинетов, категорий имущества;
- состав комиссии (председатель и члены);
- обязанности МОЛ (присутствовать, предоставить доступ, подписать описи);
- срок сдачи материалов в бухгалтерию / службу учёта.
Готовый разбор приказа по материалам — в статье «Приказ о проведении инвентаризации материалов».
Образец работы комиссии на месте
До обхода
- Распечатать или открыть в планшете описи «по учёту» с разбивкой по локациям.
- Назначить маршруты: этаж / складская зона / кабинетный блок.
- Проверить, что у дорогих объектов есть читаемые инвентарные номера или QR-метки.
Во время обхода
- Фиксировать факт: найден / не найден / найден в другом месте / повреждён.
- Для количественного учёта пересчитывать однотипные позиции отдельно от штучных.
- Не подписывать «пустышки»: если объект не видели — ставят расхождение, а не галочку.
После обхода
- Свести расхождения в сличительную ведомость.
- Запросить письменные объяснения по недостачам.
- Передать пакет документов на утверждение.
Пример фрагмента описи (логика заполнения)
| № | Наименование | Инв. № | По учёту | Факт | Отклонение | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ноутбук Lenovo | ОС-1042 | 1 | 1 | 0 | Каб. 214, МОЛ Иванова |
| 2 | МФУ Kyocera | ОС-0881 | 1 | 0 | −1 | Не найден; по журналу — в ремонте |
| 3 | Стул офисный | — | 12 | 14 | +2 | Излишек в переговорной |
Такую таблицу удобно выгрузить из электронной системы и дополнить колонкой факта при обходе. Для склада подробный регламент есть в материале «Порядок проведения инвентаризации на складе».
Как ускорить образец процесса на практике
Классический бумажный сценарий работает, но медленно. Современный образец проведения инвентаризации выглядит так:
- Весь год имущество учитывается в едином реестре с локациями и ответственными.
- Перед сверкой система формирует задания по зонам.
- Комиссия сканирует QR/штрихкоды смартфоном — см. мобильную инвентаризацию и инвентаризацию по штрихкоду.
- Неотсканированные позиции автоматически попадают в список расхождений.
- Результаты экспортируются для бухгалтерии и архива.
Именно так устроен контур в Inventino: операционный учёт + быстрая сверка без потери официального оформления.
Частые вопросы
Можно ли проводить инвентаризацию выборочно?
Да, если это допускает ваша учётная политика и цель проверки (например, только ИТ или только один склад). Полная сверка обычно нужна перед годовой отчётностью или при смене МОЛ на всём участке.
Обязателен ли единый бланк для всех компаний?
Нет универсального «единственно верного» бланка для всех отраслей. Важны полнота сведений, подписи ответственных и соответствие локальным правилам. Бюджетный сектор дополнительно ориентируется на требования бюджетного учёта — см. «Инвентаризация в бюджетном учреждении».
Проведите инвентаризацию по готовому сценарию
Создайте реестр, разметьте имущество и сверяйте зоны со смартфона — с выгрузкой результатов для комиссии.
Попробовать Inventino