Удалённые позиции с возможностью восстановления и массового удаления
#Архив
Раздел меню: Инвентарь
Раздел Архив хранит позиции, удалённые из основного реестра. Данные, история и связи сохраняются до окончательного удаления — позицию можно вернуть кнопкой Восстановить.
Кратко: удалили из реестра — запись в архиве. Нужно вернуть — Восстановить. Нужно убрать навсегда — Удалить навсегда (по одной или массово через галочки).
#На этой странице
- Что попадает в архив
- Просмотр и поиск
- Восстановление
- Окончательное удаление
- Массовое удаление
- Сценарии использования
#Что попадает в архив
Позиция оказывается в архиве, если:
- её удалили из списка позиций (вручную или массово);
- выполнили массовое действие «В архив» с выбранными строками.
В архиве сохраняются:
- наименование и инвентарный номер;
- категория, местоположение, статус на момент удаления;
- история изменений (для аудита);
- привязки, которые система поддерживает для архивных записей.
Позиция не отображается в основном реестре, отчётах по активному инвентарю и в новых инвентаризациях (пока не восстановлена).
#Просмотр архива
Таблица архивированных позиций с колонками:
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| ☐ | Выбор для массового удаления (если есть право удаления) |
| Наименование | Как было в реестре |
| Категория | Тип имущества |
| Местоположение | Последнее известное место |
| Статус | Состояние при удалении |
| Дата удаления | Когда перемещено в архив |
Используйте поиск по наименованию или инвентарному номеру.
#Восстановление
- Найдите позицию в архиве.
- Нажмите «Восстановить».
- Запись снова появится в разделе Позиции со всеми атрибутами, историей и связями.
Совет: перед восстановлением проверьте, не занят ли уже инвентарный номер другой активной позицией. При конфликте система сообщит об ошибке.
Когда восстанавливать:
- позицию удалили по ошибке;
- имущество снова введено в эксплуатацию после временного выбытия;
- нужны старые данные для отчёта по периоду, когда позиция была активна.
#Окончательное удаление
Если запись больше не нужна:
- Откройте позицию в архиве.
- Нажмите «Удалить навсегда».
- Подтвердите действие.
| Удаление в архив | Окончательное удаление | |
|---|---|---|
| Отмена | Да, через восстановление | Нет |
| Данные | Сохраняются в архиве | Удаляются безвозвратно |
| Аудит | История до архивации | Фиксируется факт удаления |
Внимание: окончательное удаление нельзя отменить. Убедитесь, что данные не понадобятся для бухгалтерии, налоговой или внутреннего аудита.
Позиции, перенесённые на склад, нельзя удалить навсегда — они нужны как источник складской номенклатуры.
#Массовое удаление
При праве удаления позиций:
- Отметьте галочками нужные строки (или выбрать всё на странице).
- В панели действий нажмите «Удалить навсегда».
- Подтвердите удаление в диалоге.
Удаляются только позиции текущего кабинета. Записи других организаций недоступны. Строки «Перенесено на склад» в выбор не попадают.
#Когда использовать архив
| Сценарий | Рекомендуемое действие |
|---|---|
| Имущество списано, отчётность сохранена | Архив, без окончательного удаления |
| Ошибочно созданная дублирующая карточка | Окончательное удаление из архива |
| Временно не используется, возможен возврат | Архив |
| Требование удалить персональные данные | Окончательное удаление после согласования с юристом |
| Перед массовой чисткой реестра | Резервная копия, затем архив |
#Связь со статусом «Списан»
Частая практика:
- Сменить статус на «Списан».
- Оформить акт списания.
- Переместить позицию в архив для чистоты активного реестра.