Удалённые позиции с возможностью восстановления

#Архив

Раздел меню: Инвентарь

Раздел Архив хранит позиции, удалённые из основного реестра. Это мягкое удаление: данные, история и связи сохраняются до окончательного удаления.

Позиции

Кратко: удалили из реестра — запись в архиве. Нужно вернуть — Восстановить. Нужно убрать навсегда — Удалить окончательно (без отмены).

#На этой странице

#Что попадает в архив

Позиция оказывается в архиве, если:

  • её удалили из списка позиций (вручную или массово);
  • выполнили массовое действие «Удалить» с выбранными строками.

В архиве сохраняются:

  • наименование и инвентарный номер;
  • категория, местоположение, статус на момент удаления;
  • история изменений (для аудита);
  • привязки, которые система поддерживает для архивных записей.

Позиция не отображается в основном реестре, отчётах по активному инвентарю и в новых инвентаризациях (пока не восстановлена).

#Просмотр архива

Таблица архивированных позиций с колонками:

Колонка Содержание
Наименование Как было в реестре
Категория Тип имущества
Местоположение Последнее известное место
Статус Состояние при удалении
Дата удаления Когда перемещено в архив

Используйте поиск и фильтры аналогично основному списку позиций, если они доступны в интерфейсе.

#Восстановление

  1. Найдите позицию в архиве.
  2. Нажмите «Восстановить».
  3. Запись снова появится в разделе Позиции со всеми атрибутами, историей и связями.

Совет: перед восстановлением проверьте, не занят ли уже инвентарный номер другой активной позицией. При конфликте система сообщит об ошибке.

Когда восстанавливать:

  • позицию удалили по ошибке;
  • имущество снова введено в эксплуатацию после временного выбытия;
  • нужны старые данные для отчёта по периоду, когда позиция была активна.

#Окончательное удаление

Если запись больше не нужна:

  1. Откройте позицию в архиве.
  2. Выберите удалить окончательно / удалить навсегда.
  3. Подтвердите действие.
Мягкое удаление (в архив) Окончательное удаление
Отмена Да, через восстановление Нет
Данные в БД Сохраняются Удаляются безвозвратно
Аудит История до архивации Может быть утрачена

Внимание: окончательное удаление нельзя отменить. Убедитесь, что данные не понадобятся для бухгалтерии, налоговой или внутреннего аудита.

#Когда использовать архив

Сценарий Рекомендуемое действие
Имущество списано, отчётность сохранена Архив, без окончательного удаления
Ошибочно созданная дублирующая карточка Окончательное удаление из архива
Временно не используется, возможен возврат Архив
Требование удалить персональные данные Окончательное удаление после согласования с юристом
Перед массовой чисткой реестра Резервная копия, затем архив

Связь со статусом «Списан»

Частая практика:

  1. Сменить статус на «Списан».
  2. Оформить акт списания.
  3. Переместить позицию в архив для чистоты активного реестра.

#Связанные разделы