Выдача и возврат позиций сотруднику с подтверждением в кабинете, по ссылке или QR-коду. Запись кладовщика за сотрудника — запасной вариант, не подпись.
#Выдача, возврат и подтверждение
Раздел меню: Учёт имущества → Учёт движения или Позиции. Мастер выдачи — /movements/issue, приём возврата — /movements/return.
Выдача закрепляет одну или сразу несколько позиций за сотрудником. Возврат снимает их с сотрудника. И получение, и сдачу сотрудник подтверждает сам: в личном кабинете, по персональной ссылке из письма или по QR-коду. К подтверждению можно приложить фото. Нужно ли подтверждение, решаете вы — для каждой операции отдельно.
«Зафиксировать за сотрудника» — запасная запись кладовщика, не подпись сотрудника: нет входа в кабинет сотрудника, ФИО кладовщика подставляется из аккаунта, нужна явная галочка «фиксирую за него». Юридический вес такой записи ниже, чем подтверждение из кабинета или по личной ссылке. Ссылка из письма тоже не пароль кабинета: её нельзя пересылать.
#На этой странице
- Как выдать позиции
- Как сотрудник подтверждает получение
- Как принять возврат и подтвердить сдачу
- Настройка: обязательно ли подтверждение
- Статусы выдачи
- Если ответственного поменяли до подтверждения
- Выдача из раздела «Позиции»
- Частые вопросы
#Как выдать позиции
Откройте мастер «Выдача сотруднику» (/movements/issue). Удобные входы:
| Откуда | Кнопка или ссылка |
|---|---|
| Позиции | Отметьте строки галочками → «📤 Выдать сотруднику» в панели массовых операций |
| Карточка сотрудника | «📤 Выдать позиции» |
| Учёт движения | «⏳ Ожидают подтверждения» → на пустом списке «Выдать сотруднику» |
| Форма «Зафиксировать движение» | Ссылка «Откройте массовую выдачу» (если нужно выдать сразу несколько позиций) |
Мастер состоит из трёх шагов:
- Кому. Выберите сотрудника из справочника. Под полем видно, как он будет подтверждать: «в личном кабинете», «получит ссылку на почту» или «нет email — подтвердит на месте по QR-коду».
- Что. Найдите позиции по названию, инвентарному или серийному номеру. Сканер штрихкодов тоже работает: поставьте курсор в поле и сканируйте позиции подряд. Если позицию выдать нельзя (например, она в ремонте), причина будет видна прямо в результатах поиска.
- Условия. Включите или выключите «Запросить подтверждение у сотрудника» и «Фото обязательно». Укажите срок возврата и номер акта. Место и примечание можно задать в разделе «Дополнительно».
На последнем шаге нажмите «Выдать позиции» (подпись обновляется по числу выбранных позиций). Для каждой позиции создаётся отдельная запись «Выдача» в журнале движения, а все они объединяются в одну выдачу (страница вида «Выдача №…»). Позиции сразу закрепляются за сотрудником. Статус позиции (например «Активна») при выдаче по умолчанию не меняется — факт передачи виден в колонке «По движению» в списке позиций и в журнале Учёт движения. При необходимости автосмену статуса можно включить в типе «Выдача».
Одиночная выдача без мастера: в Учёт движения нажмите «Зафиксировать движение», выберите тип «Выдача» и позицию — получатель из справочника сотрудников, переключатели подтверждения как у типа «Выдача». Для нескольких позиций сразу используйте мастер (таблица входов выше).
#Как сотрудник подтверждает получение
| У сотрудника | Как он подтверждает |
|---|---|
| Есть вход в кабинет | На главной странице появляется баннер «Вам выдали имущество». Кнопка ведёт на страницу подтверждения. Если указан email, придёт ещё и письмо со ссылкой. |
| Нет входа, есть email | Приходит письмо со списком позиций и кнопкой «Подтвердить получение». Ссылка открывается без пароля и действует 14 дней. |
| Нет ни входа, ни email | На странице выдачи показывается QR-код: сотрудник сканирует его телефоном и подтверждает сам. Кнопка «Зафиксировать за сотрудника» — только если сам подтвердить нельзя: это запись кладовщика, не подпись сотрудника. |
На странице подтверждения сотрудник:
- проверяет каждую позицию и, если чего-то не хватает, нажимает «Есть проблема» и пишет причину (например, «нет зарядного устройства»);
- прикладывает фото полученного — с камеры или из галереи, до 10 штук;
- указывает ФИО и нажимает «Подтвердить получение».
Выдавший получает письмо с результатом.
#Как принять возврат и подтвердить сдачу
Получение закрыли — сдачу тоже нужно закрывать тем же контуром.
| Откуда | Как |
|---|---|
| Карточка сотрудника | «↩️ Принять возврат», если на руках есть позиции |
| Учёт движения | «Принять возврат» (/movements/return) — выбрать сотрудника и отметить позиции |
| «Зафиксировать движение» | Тип «Возврат» — если позиция закреплена за сотрудником из справочника, можно запросить подтверждение сдачи |
Имущество снимается с сотрудника сразу. Если включено подтверждение, сотрудник подтверждает сдачу в кабинете, по письму или QR-коду. Если отметит проблему («осталось у меня») — позиции снова закрепятся за ним.
Значения по умолчанию — в типе операции «Возврат», те же переключатели, что у выдачи.
#Настройка: обязательно ли подтверждение
Значения по умолчанию задаются в Учёт движения → Типы операций → Выдача / Возврат → Изменить:
- Запрашивать подтверждение у сотрудника — включено ли подтверждение для новых операций;
- Требовать фото при подтверждении — без фото подтвердить не получится.
При каждой выдаче или возврате эти переключатели можно поменять. После обновления оба выключены, поэтому уже существующие кабинеты ведут себя как раньше, пока администратор не включит подтверждение.
#Статусы выдачи
| Статус | Что значит |
|---|---|
| Ожидает подтверждения | Позиции уже за сотрудником, но он ещё не ответил |
| Подтверждено | Сотрудник подтвердил получение всех позиций |
| Подтверждено частично | Часть позиций подтверждена, по остальным есть отказ |
| Отказ в получении | Сотрудник отказался от всех позиций |
| Неактуально | Позиции передали другому ответственному, списали или отправили в архив до того, как сотрудник ответил |
| Без подтверждения | Подтверждение при выдаче не запрашивали |
Все выдачи и возвраты собраны по кнопке «⏳ Ожидают подтверждения» на главной странице журнала (раздел «Выдачи и возвраты») — вкладки «Ожидают», «С отказом», «Подтверждены» и «Все». На странице записи главная кнопка — «Отправить ссылку сотруднику» и QR-код. «Зафиксировать за сотрудника» стоит второй и требует галочку, что это запись кладовщика.
Отказ по позиции. Если сотрудник отмечает проблему, система возвращает позицию в прежнее состояние: прежнего ответственного (в том числе записанного текстом), прежнее местоположение и статус.
#Если ответственного поменяли до подтверждения
Процесс от этого не ломается. Если, пока ждём подтверждения, позицию:
- переназначили в карточке позиции или массовым действием,
- передали по акту МОЛ,
- выдали другому сотруднику,
- вернули, списали или отправили в архив,
то запрос по этой позиции становится «Неактуально». Остальные позиции той же выдачи по-прежнему ждут ответа. Когда ждать больше нечего, персональная ссылка перестаёт работать. Если сотрудник откроет старую ссылку, позиция будет показана серой карточкой «Передана другому ответственному», и подтвердить её нельзя.
В форме позиции, пока подтверждение не получено, видна подсказка: «Ожидает подтверждения от … При смене ответственного этот запрос будет аннулирован».
#Выдача из раздела «Позиции»
В списке позиций доступны два разных сценария — не путайте их.
#Рекомендуемый: мастер «Выдать сотруднику»
- Отметьте нужные строки галочками.
- В панели массовых операций нажмите «📤 Выдать сотруднику» (нужны права изменять позиции и записывать учёт движения).
- Откроется мастер выдачи; на шаге «Что» позиции уже выбраны.
- На шаге «Условия» задайте подтверждение, фото, срок возврата и документ — как при любой выдаче через мастер.
Так в журнале появляются полноценные записи «Выдача» и общая карточка выдачи №…
Если в Настройки → Кабинет включён жёсткий режим («Ответственный — только через раздел „Учёт движения“»), менять ответственного из карточки или кнопкой «Ответственный» нельзя — используйте «📤 Выдать сотруднику», карточку сотрудника или «Зафиксировать движение» с типом «Выдача». Подробнее — в статье Позиции.
#Быстро: смена ответственного с галочкой подтверждения
Когда нужно назначить сотрудника из списка или карточки, без прохождения мастера (поле ответственного при этом не заблокировано):
Список позиций
- Галочки → «Ответственный» (открывается окно «Сменить ответственного»).
- Выберите сотрудника из списка.
- При необходимости отметьте «Запросить подтверждение получения у нового ответственного» — по умолчанию так же, как в типе «Выдача».
- «Применить». Позиции, которые журнал ещё не считает выданными, попадут в одну выдачу; старые неотвеченные запросы по ним будут аннулированы. Если позиция уже выдана и не возвращена, подтверждение для неё не создаётся — сначала оформите возврат, как в мастере.
Редактирование карточки позиции
Под полем «Ответственный» — та же галочка с подсказкой «Сработает, только если вы меняете ответственного». Пока ждёте ответ, в форме видно «Ожидает подтверждения…» со ссылкой «Открыть выдачу».
Галочка не заменяет мастер: в ней нет пошагового выбора нескольких позиций через поиск, блока «Дополнительно» (место, примечание) и отдельного шага «Кому», но каналы подтверждения (кабинет, письмо, QR) те же.
#Частые вопросы
Нужно ли сотруднику место в кабинете? Нет. Подтвердить можно по ссылке из письма или по QR-коду, место в кабинете при этом не расходуется.
Ссылка истекла. Откройте выдачу и нажмите «Отправить ссылку повторно» (или «Продлить ссылку», если email не указан). Ссылка снова будет действовать 14 дней.
Где увидеть фото? На странице выдачи, в блоке «Подтверждение». Там же указано, кто подписал, когда и каким способом.
Попадают ли выдачи в резервную копию? Да, выдачи и фото подтверждений входят в резервную копию кабинета.