Сотрудники — Документация Inventino

Справочник ответственных за имущество без платных мест в кабинете

#Сотрудники

Раздел меню: Справочники

Справочник Сотрудники — это список людей, за которыми закреплено имущество. Карточка сотрудника не занимает платное место в кабинете: место расходуется только на тех, кто реально заходит в систему (Пользователи).

Кратко: сотрудник — ответственный за имущество. Пользователь — тот, кто входит в кабинет. Сотрудников может быть сколько угодно на любом тарифе.

#На этой странице

#Зачем нужен справочник

Типичная ситуация: в компании один администратор ведёт учёт, а имущество закреплено за 40 сотрудниками. Раньше оставалось два пути:

Прежний путь Что терялось
Вписать ФИО текстом в поле «Ответственный» Опечатки, разные варианты одного ФИО, нет уведомлений, нет ссылок самоинвентаризации
Создать учётную запись каждому Каждая запись расходует платное место тарифа

Справочник убирает этот выбор: ответственный — это карточка сотрудника, и она бесплатна. Аккаунт нужен только тем, кто действительно работает в кабинете.

Сущность Расходует место Может входить в кабинет Может быть ответственным
Сотрудник нет нет да
Пользователь да да да (у него своя карточка сотрудника)

#Карточка сотрудника

Поле Зачем нужно
ФИО Обязательное. Так сотрудник виден в позициях, актах и отчётах
Отдел Фильтры, охват инвентаризации «по отделу» — см. Отделы
Должность Подпись в актах и списках
Телефон Быстрая связь, попадает в карточку позиции
E-mail Ссылки самоинвентаризации и уведомления
Telegram Уведомления в Telegram (без «@»)
Табельный номер Сверка с кадровым учётом и 1С
Примечания Любая служебная информация
Работает Снимите флаг, чтобы убрать сотрудника из выбора, сохранив историю

Telegram, табельный номер и примечания скрыты в блоке «Дополнительно» — заполняйте их по необходимости.

#Как добавить сотрудника

  1. Справочники → Сотрудники → ➕ Новый сотрудник.
  2. Укажите ФИО — это единственное обязательное поле.
  3. Добавьте отдел, должность и контакты, если они понадобятся для уведомлений.
  4. Сохраните.

Если сотрудник с таким ФИО уже есть, система не создаст дубликат, а предложит открыть существующую карточку.

Совет: сотрудника можно создать прямо из формы позиции — нажмите «+ Новый» рядом с полем «Ответственный», и карточка появится без ухода со страницы.

Поиск в списке работает по ФИО, должности, телефону, e-mail и табельному номеру: начните вводить первые символы, и список отфильтруется.

#Назначение ответственного за позицию

В карточке позиции поле «Ответственный» — это выбор из справочника сотрудников.

  • Массовое назначение доступно из списка позиций: отметьте позиции галочками и выберите сотрудника.
  • В списке позиций ФИО ответственного — ссылка на его карточку.
  • В отчётах есть фильтр по ответственному сотруднику.
  • В карточке сотрудника видно всё закреплённое за ним имущество и его количество. Оттуда же можно выдать позиции или принять возврат с подтверждением сдачи — см. Выдача, возврат и подтверждение.

Контакты (телефон, e-mail, Telegram) подставляются в позицию из карточки автоматически: изменили телефон в справочнике — он обновился во всех позициях этого сотрудника.

#Сотрудник и аккаунт кабинета

У каждого пользователя автоматически есть карточка сотрудника, поэтому в списках «Ответственный» показывается один общий справочник, а не два разных.

Действие Что происходит с карточкой
Создали пользователя Карточка создаётся автоматически. Если сотрудник с таким ФИО уже был в справочнике — используется он, дубликата не будет
Изменили ФИО, отдел, e-mail или Telegram пользователя Карточка обновляется
Отключили пользователя Карточка тоже переходит в архив
Удалили пользователя Карточка остаётся, имущество остаётся закреплённым за сотрудником, состав комиссий в прошлых инвентаризациях сохраняется — ответственность и история не теряются. Место тарифа освобождается

Карточку сотрудника с аккаунтом нельзя удалить или архивировать отдельно — сначала отключите или удалите пользователя.

ФИО, отдел, статус, а также e-mail и Telegram, заполненные в учётной записи, показаны в карточке только для чтения и меняются в разделе Пользователи. Должность, табельный номер, телефон и примечания принадлежат карточке — их правят здесь. Если в учётной записи контакт не заполнен, поле остаётся редактируемым: карточка становится единственным местом, откуда берутся уведомления.

#Самоинвентаризация без аккаунта

При самоинвентаризации участники комиссии выбираются из справочника сотрудников. Сотруднику не нужен аккаунт: на его e-mail уходит персональная ссылка, по которой он подтверждает только своё имущество.

Требуется лишь e-mail в карточке — без него ссылку отправить некуда.

#Уведомления сотрудникам

Уведомления о закреплении имущества, сроках ТО и ППР и инвентаризации доходят до сотрудника по контактам из карточки:

  • E-mail — письмо на адрес из карточки;
  • Telegram — сообщение, если указан Telegram-логин и сотрудник нажал /start у @inventino_notifications_bot.

Это работает и для сотрудников без аккаунта — раньше такие люди уведомлений не получали.

#МОЛ и акты

Карточка материально ответственного лица привязывается к сотруднику из справочника. Благодаря этому:

  • в акте приёма-передачи подставляются должность и контакты из справочника;
  • имущество, принятое по акту, автоматически перезакрепляется за сотрудником-получателем;
  • МОЛ не обязан иметь аккаунт в кабинете.

#Архив и удаление

Архив (флаг «Работает») — обычный способ вывести сотрудника из работы. Он исчезает из выбора ответственного, но вся история, акты и прежние закрепления остаются. Чтобы увидеть архивных, переключите фильтр на «В архиве» или «Все».

Удаление — только для ошибочно созданных карточек:

  1. Откройте карточку → Удалить.
  2. Если за сотрудником есть имущество, укажите, на кого его переназначить.
  3. Прочитайте список последствий в окне подтверждения — он собирается по вашим данным.
  4. Подтвердите удаление, введя ФИО сотрудника.

Удалить нельзя, если у сотрудника есть аккаунт кабинета — такой случай ведётся через раздел Пользователи.

Что происходит со связями удаляемой карточки:

Связь Что будет
Имущество Переходит на выбранного сотрудника вместе с контактами
Карточка МОЛ Остаётся, теряет связь с сотрудником; ФИО в ней сохраняется
Состав комиссий инвентаризаций Сотрудник исчезает из состава, в том числе в завершённых инвентаризациях
Персональные ссылки самоинвентаризации Перестают работать; уже внесённые результаты остаются в инвентаризации
Архивные (удалённые) позиции Ответственный остаётся текстом, но перестаёт быть ссылкой на карточку

#Что стало с ранее введёнными данными

Ничего не изменилось и ничего не создалось само. Справочник — это новый инструмент, он не переписывает прежние записи. Карточки сотрудников создаёт только администратор.

Что было в кабинете Что стало
Ответственный указан учётной записью Появилась карточка сотрудника, связанная с этой записью — это просто зеркало аккаунта. Позиция привязана к ней, значения полей не менялись
Ответственный вписан текстом («Иванов И.И.», «Склад», «АХО») Осталось точно как было: текст в позиции не изменён, карточка не создавалась. Позиция работает по-прежнему, ФИО так же видно в списках и отчётах
Контакты ответственного, вписанные в позицию Остались в позиции без изменений
Записи МОЛ Связаны с карточкой сотрудника только там, где у МОЛ уже была учётная запись. МОЛ с одним ФИО остался как был

Система не пытается угадать, кто скрывается за текстом: «Иванов И.И.» и «Иванов Иван Иванович» могут быть и одним человеком, и двумя, а «Склад» — вообще не человек. Такие решения принимает администратор.

#Как перевести старую запись на справочник

Когда захотите — по одной позиции, по отделу или вообще не переводя:

  1. Справочники → Сотрудники → добавьте человека (достаточно ФИО).
  2. Откройте позицию. Под полем «Ответственный» видна подсказка со старой записью: «Записано текстом: Иванов И.И.».
  3. Выберите сотрудника из справочника — старая запись заменится, и сразу заработают уведомления, самоинвентаризация и акты.
  4. Ничего не выбирать тоже можно: сохранение позиции не стирает старую запись. Убрать её насовсем можно кнопкой «Убрать запись».

Быстрее всего перевести сразу много позиций: в списке позиций отметьте их галочками и выберите сотрудника массовым действием.

Чтобы увидеть, что ещё не переведено, откройте Позиции и выберите в фильтре «Ответственный» пункт «Записано текстом» — рядом показано количество таких позиций. Пункт появляется, только пока подобные записи есть. Фильтр «Без ответственного» показывает именно те позиции, где ответственного нет вообще.

При импорте файла колонка «Ответственный» связывается с сотрудником, если такое ФИО уже есть в справочнике. Если нет — значение записывается текстом, как раньше, а в отчёте импорта будет указано, сколько ответственных не найдено. Новых карточек импорт не создаёт.

Прежние поля позиции продолжают заполняться из карточки, поэтому старые отчёты, выгрузки и обмен с 1С работают без изменений.

#Права доступа

Доступ настраивается в Ролях:

Разрешение Что даёт
Сотрудники: просмотр Видеть справочник и карточки
Сотрудники: изменение Создавать и редактировать карточки, переводить в архив
Сотрудники: удаление Удалять карточки с переназначением имущества

#Связь с другими разделами